Учет командировочных затрат, если сотрудник сам приобретал валюту

Как воспроизвести в учете компании командировочные затраты, связанные с направлением сотрудника в заграничную командировку, если он самостоятельно купил зарубежную валюту для уплаты командировочных затрат (уплата гостиницы)?

Командировка связана с основной производственной деятельностью компании. Коллективным контрактом компании предусмотрено, что на командировочные затраты задаток выдается в рублях, суточные за ежедневно нахождения в командировке вне границ РФ составляют 2500 рублей., за день пересечения границы при возврате из загранкомандировки - 700 рублей. Зарубежная валюта на уплату командировочных затрат приобретается сотрудником самостоятельно.

Для уплаты командировочных затрат сотруднику выдан из кассы задаток в сумме 100 000 рублей. По возвращении из командировки сотрудником продемонстрирован задаточный отчётность, соответственно которому цена проживания в отеле составила 1000 евро, суточные: за четыре дня нахождения в командировке на местности зарубежного страны - 10 000 рублей., за день возвращения из командировки на местность РФ - 700 рублей. Валюта куплена по курсу банка 88 рублей/евро, что засвидетельствовано справкой о приобретении валюты.

Неизрасходованные финансовые средства (в рублях) сотрудник вернул в кассу компании. Компания использует способ начисления в налог учёте.

Трудовые отношения. Режим возмещения командировочных затрат

При направлении в должностную командировку сотруднику гарантируется компенсирование затрат, связанных со должностной командировкой. Режим и размеры возмещения командировочных затрат определяются коллективным контрактом либо местным нормативно правовым актом (ст. 167, ч. 1, 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об характерных чертах направления сотрудников в должностные командировки, утвержденного Распоряжением Руководства РФ от 13.10.2008 N 749 (потом - Положение)).

Для уплаты командировочных затрат сотруднику при направлении его в командировку выдается финансовый задаток (п. 10 Положения).

В этом случае соответственно коллективному контракту финансовый задаток для уплаты командировочных затрат при загранкомандировках выдается наличными в рублях, размер суточных установлен в рублях, зарубежная валюта приобретается сотрудником самостоятельно.

По общему правилу подотчетное лицо должно в период, не превышающий трех рабочих суток после дня истечения периода, на который выданы наличные деньги под отчётность, либо с момента выхода на работу, продемонстрировать задаточный отчётность об израсходованных суммах с прилагаемыми удостоверяющими документами. Ревизия авансового отчётности главбухом либо бухгалтером (при их отсутствии - начальником), его одобрение начальником и окончательный расчет по авансовому отчётности выполняются в период, установленный начальником (п. 26 Положения, абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка Российской Федерации от 11.03.2014 N 3210-У "О режиме ведения кассовых операций юрлицами и не столь сложном режиме ведения кассовых операций ИП и субъектами малого бизнеса").

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно с п. 3 ст. 217 НК РФ при уплате работодателем сотруднику затрат на командировки (как в государстве, так и за ее пределы) в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в правовом поле РФ, но не свыше 700 рублей. за ежедневно нахождения в командировке на местности РФ и 2500 рублей. за ежедневно нахождения в заграничной командировке, и вдобавок ряд других затрат, например практически произведенные и документарно засвидетельствованные затраты по найму жилого помещения, и вдобавок затраты, связанные с обменом наличной валюты либо чека в банке на наличную зарубежную валюту.

В данной ситуации все произведенные сотрудником затраты, включая затраты на приобретение валюты, обоснованы подобающими документами, а уплаченные суточные не превышают установленный норматив. Следовательно, по итогам уплаты командировочных затрат у сотрудника не появляется облагаемого НДФЛ дохода, соответственно, у компании не появляется обязанностей налогового агента по НДФЛ, установленных ст. 226 НК РФ.

Страховые платежи

При уплате затрат на командировки сотрудников не подлежат обложению страховыми платежами, например, практически произведенные и документарно засвидетельствованные затраты по найму жилого помещения, и вдобавок затраты на обмен наличной валюты либо чека в банке на наличную зарубежную валюту (ч. 2 ст. 9 закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых платежах в Пенсионный фонд РФ, ФСС РФ, Федеральный фонд неукоснительного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об неукоснительном общественном страховании от несчастных случаев на производстве и опытных болезней").

В пересматриваемой ситуации все уплаченные сотруднику командировочные затраты обоснованы документарно, следовательно, они не облагаются страховыми платежами.

Бухучет

Выданные сотруднику финансовые средства для уплаты командировочных затрат рассматриваются для целей бухучёта как задаток и учитываются как дебиторская задолженность сотрудника (п. п. 3, 16 Положения по бухучёту "Затраты компании" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.05.1999 N 33н).

Затраты, связанные со должностными командировками сотрудников, которые выполняются в рамках основной производственной деятельности компании, относятся к расходам по простым видам деятельности на дату одобрения начальником компании авансового отчётности (п. п. 5, 7, 16 ПБУ 10/99).

В пересматриваемой ситуации сотрудник самостоятельно получает зарубежную валюту для уплаты командировочных затрат на выданную ему под отчётность сумму в рублях. При таких обстоятельствах у компании отсутствуют расчеты с сотрудником в зарубежной валюте, учет коих ведется с употреблением норм Положения по бухучёту "Учет активов и обязанностей, цена коих выражена в зарубежной валюте" (ПБУ 3/2006), утвержденного Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 27.11.2006 N 154н.

Расчеты с сотрудником по командировочным расходам, понесенным им в зарубежной валюте, которая куплена сотрудником самостоятельно, производятся в рублях РФ. Сумма расхода определяется как практически израсходованная сотрудником сумма на приобретение зарубежной валюты, израсходованной на уплату командировочных затрат, на базе документов, удостоверяющих понесенные затраты в зарубежной валюте, и документа, удостоверяющего приобретение сотрудником зарубежной валюты. Аналогичная точка зрения озвучена в консультации начотдела методологии бухучёта и отчетности Министерства финансов Российской Федерации И.Р. Сухарева.

Что касается суточных, то в этом случае они выплачиваются в рублях из расчета установленного в компании норматива.

Бухгалтерские записи по пересматриваемым операциям производятся согласно с Инструкцией по употреблению Замысла счетов бухучёта денежно-бизнес активности компаний, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на прибыль компаний

При выдаче сотруднику аванса на командировку в налог учёте компании не появляется затрат (п. 14 ст. 270 НК РФ).

Документарно засвидетельствованные командировочные затраты, понесенные на протяжении заграничной командировки, включаются в состав иных затрат, связанных с производством и (либо) реализацией, на дату одобрения авансового отчётности (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В ситуации, когда под отчётность сотруднику выдана сумма в рублях, на которую он самостоятельно купил зарубежную валюту, размер командировочных затрат следует определять исходя из истраченных сумм в зарубежной валюте соответственно первичным документам и курса приобретения (обмена) зарубежной валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом зарубежной валюты. Аналогичный вывод возможно сделать, к примеру, из Письма Министерства финансов Российской Федерации от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059.

Сверх того по данному вопросу см. Реальное пособие по налогу на прибыль.

Содержание операций	Дебет	Заём	Сумма, рублей.	Первичный документ
На дату выдачи финансовых средств сотруднику
Выдан задаток командированному сотруднику	71	50	100 000	Расходный кассовый ордер
На дату одобрения авансового отчётности
Отражена сумма командировочных затрат (1000 x 88 + 10 000 + 700)	20 (44 и др.)	71	98 700	Задаточный отчётность
Возвращена сотрудником неизрасходованная сумма (100 000 - 98 700)	50	71	1300	Приходный кассовый ордер, Задаточный отчётность

116

Почитайте также интересную статью в сфере если ооо не сдает отчетность. Это вероятно будет небезынтересно.